免费的白皮书 - 如何创建一个优秀的差旅计划

请填妥下方表格,即会有国旅运通业务代表与您联系,为您提供产品与服务等相关信息

已是客户? 不是 是的
业务咨询请拨打:(86)21-2306-7206

如果您是差旅方案管理负责人,请与您的专属客户经理联络。

如果您是商务差旅人员,请拨打您行程表上的电话号码。

您的信息已提交。我们将尽快与您联系。
请您在五分钟之后再提交您的表单
您填写的信息不完整
提交成功,我们会在三个工作日之内联系您......
您输入的验证码错误,请重新输入

危机管理:指导原则

美国运通全球商务旅行调查数据显示,在100家接受调查的公司中只有少于三分之一在去年更新了他们的差旅政策。这一失策不但可能使企业失去来之不易的协议价,更重要的是,也可能使差旅人员面临不必要的风险。

差旅政策是成功的差旅管理体系的基础,定期审阅这项基础架构是至关重要的。企业要获得项目的成功,必须随着不断变化的市场情况,定期回顾并完善他们的差旅政策,并且注重与差旅人员沟通政策。

如何完善差旅政策

  • 旅行安全:企业应当给差旅人员提供与安全有关的各方面指导,例如,行前准备,旅行中及旅行后的注意事项,特别是员工在前往高危区域出差时。在差旅政策中不可忽视面临旅行紧急情况或灾难时员工如何处理的相关指导,以及公司资产的信息安全。 

  • 差旅费用:帮助差旅人员了解旅途中面临的各种费用,仍是个政策机会。员工应可透过差旅政策明确理解哪些项目是可以报销的,以及透过优选供应商预定可获豁免的费用及额外优惠,例如航空公司的免费托运行李或酒店的免费无线网络等。

  • 酒店政策合规性:在要求差旅人员遵循酒店差旅政策的原因中,确保安全性及保密性被排在前列。了解差旅人员所在的城市只是部分要求,关键是在紧急情况下,要了解旅客的确切位置。预定酒店超出政策范围,让步协议价格,成为差旅政策中的漏洞区域。这也是为何公司应当将定机票同时订酒店这一概念传达给差旅人员的原因。

  • 移动技术:现时已有崭新的移行技术帮助差旅人员管理在旅行前、旅行中、旅行后的所有行程细节,运用公司支持的移动应用软件可以促进沟通交流,包括应对在紧急下的特别需求,或关于日常政策及员工福利沟通等。成功差旅政策应当是涵盖这些资源的规则,帮助员工及时地找到并利用他们,提高合规率。

  • 最低票价:企业不断的用指导方针,引导员工尽可能寻求低票价,而忽视了航班是否企业的优选供应商。这种做法的现实是,虽然预订非首选航空公司便宜票价可会实现单个行程的节省,但是随着时间的推移,会在无意识中影响协议航空的总量,影响到协议价格的谈判。近期,受生产限制,合并和收购的影响,以及廉价航空的活跃,这就要求差旅经理重新审视这一观念,并适当地融入差旅政策中。 

让员工领会政策的方式

随着现今全球市场的不断变化,以及在新兴市场对现代物流利用的增长,使得商务旅行变得比以往更为复杂,仅限于制定差旅政策,并认为员工已经了解政策是不够的。企业应该积极利用并和员工有效沟通差旅政策,并争取提高其在公司内部的影响力,如人力资源、安全保障以及法务等部门来支持这些政策的有效执行。 

  • 多方面沟通政策对企业而言有很多方式用于加强与差旅人员的沟通,鼓励政策合规,包括使用行前计划工具,在预定时甚至预定前及时获取政策消息提醒。企业内网及其他途径为差旅人员了解差旅政策提供了沟通渠道,可以帮助差旅人员做出正确的决策。

  • 更吸引差旅人员:如果差旅人员不了解他们的差旅政策或不知道哪里可以找到,这样政策就很难被遵守,差旅人员也不能从中获益。绝大多数员工也想在政策指导下做出正确决定,所以应让员工了解其对公司及个人的意义。这将使差旅人员通过遵守差旅政策而受益,企业也能通过差旅政策的合规率受益。

  • 审核更新以提高适合度:建立一个由所有利益相关者代表组成的政策团队,包括那些代表性的差旅人员,并负责维护他们的差旅政策,这样有助将任何更新传递给差旅人员,使他们了解最新状态。

  • 消除不确定性:据报道,有四分之一的费用报告需要差旅人员重新澄清或提供附加文档来支持说明。差旅政策应当将费用报销流程纳入考虑范围。差旅人员更清楚地了解报销流程,他们用于重复这些报告的时间将大大减少。