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如何有效管理差旅政策

在过去几年,企业进一步关注差旅人员出行的安全及相关的责任。欧洲火山云事件的发生给我们敲响了警钟:为了将差旅人员在突遇危机时的风险减到更低,制定与持守应对流程便显得至关重要。最近,美国运通全球商务旅行部发布的2012年调查报告中指出: 83%的受访欧洲差旅经理将“安全问题”列入企业的差旅政策中,他们还认为差旅安全将会成为2013年公司最关注问题的前三名之一。为确保企业在直面突发事件时能执行更佳的危机管理,我们提供以下原则供参考实施:

原则1:让您的员工获取最新信息

      让差旅人员在预订行程前能够全方位的了解各类信息,包括健康和安全风险等。善用能够提供实时信息回馈的差旅行程预先审核工具,将帮助员工做出正确的差旅决策,并评估在受影响区域出行是否合适和必要。

原则2:追踪 ——关注受影响的员工

      当危机发生时,及时确认哪些员工可能受到影响是危机管理的第一步。现今已有各种技术让企业可以随时追踪到他们的员工身处何处。其中一些技术软件还支持差旅负责人实时联络突遇紧急状况的员工,此外,企业亦应预先罗列并答复员工最希望了解的一些问题,比如:事件的最新进展是什么?公司是否了解员工正身处困境?公司正在采取哪些应对措施?

原则3:回应 —— 让互相沟通成为关键

    面对危机时,迅速和可控的沟通是十分必要的。企业应当充分利用有效渠道进行实时沟通。在危机发生前,对可供使用的沟通工具进行审核及测试相当重要。例如使用“视频电话”可带来的多种优势:它使得现场与偏远团队的沟通变得可能,及帮助员工协调和分配所需的额外资源。

    差旅沟通渠道应24小时开放,使员工无论身处何地都能获得第一手的出行资料,而支援人员亦应随时按需要协助更改旅程和住宿计划。差旅人员、企业以及差旅管理公司三者之间对于信息沟通方式的需求优化,正推动着现今移动通讯技术的发展。优化运作管理可以帮助差旅管理者优先与受影响的差旅人员取得沟通及作出应对,并帮助他们安全返回居地。

原则4:控制 —— 执行应急计划

   提前预测风险并在紧急情况下实施应急预案可以更有效的进行危机管理。通过对差旅人员所提供的数据进行分析,可以让我们清楚了解差旅人员所需要的应急预案,并将它落实到位以确保差旅安全和防范风险。考查后备地方如区外酒店,以供须紧急疏散的差旅人员入住。寻求全球性的团队及善用额外资源将节省考究多种差旅方案所需的时间。为无法按原定计划前往目的地的差旅人员安排不同的交通线路。提供灵活变通的安全应急预案,将确保受危机影响的差旅人员所经历的阻碍尽可能降到更低。